Det finns en fas i alla småföretagares liv som är lika härlig som den är smärtsam: växtvärken. För oss kom den smygande. Vi fick fler kunder, fler projekt och anställde mer personal. På ytan gick det bra. Men under ytan var det kaos.
Vår ”systemkarta” såg ut som ett lapptäcke. Vi hade ett program för fakturering, ett annat för tidrapportering, Excel-listor för lagret och en CRM som ingen egentligen uppdaterade. Att få fram en månadsrapport tog två dagar av manuellt klipp-och-klistra.
När jag väl bestämde mig för att välja affärssystem på riktigt, var kravlistan tydlig: Jag ville sluta vara en "system-administratör" och börja vara VD igen. Valet föll till slut på Pyramid Business Studio. Här är varför, och hur vi resonerade.
Jakten på ”Sanningen”
Det största problemet vi hade var att vi saknade en sanning. Säljarna tittade i sitt system, lagret i sitt, och ekonomiavdelningen i sitt. Ingen bild stämde överens med den andra.
Jag tittade på flera moderna molnlösningar. Många var snygga och enkla, men ofta ganska begränsade. De krävde att man kopplade på (och betalade för) en massa tredjeparts-appar för att få en helhet. Jag kände att vi var på väg in i samma fälla igen – ett lapptäcke, fast digitalt.
Varför valet föll på Pyramid Business Studio
När jag började titta närmare på Pyramid Business Studio såg jag något annat. Det var inte bara ett bokföringsprogram, det var en komplett plattform. Här är de tre avgörande faktorerna som fick mig att trycka på knappen:
1. Helheten (Allt under ett tak)
Det som lockade mest var att Pyramid knyter ihop säcken. CRM, projekthantering, tidrapportering, logistik och redovisning pratar samma språk eftersom de bor i samma system. * När en säljare stänger en order, ser lagret det direkt. * När en konsult rapporterar tid, hamnar det direkt på fakturaunderlaget. Det låter banalt, men för oss innebar det slutet på dubbelarbete.
2. Modulsystemet – att kunna växa i sin egen takt
Som småföretagare är man livrädd för stora, tunga kostymer. Jag ville inte betala för funktioner vi inte behövde. Pyramid är uppbyggt av moduler. Vi kunde börja med kärnan (ekonomi och logistik) och lägga till CRM och e-handel senare. Det kändes tryggt att veta att systemet kan växa med oss hela vägen upp till en miljardomsättning, utan att vi behöver byta igen.
3. "Standard" är underskattat
Jag lärde mig snabbt att specialanpassningar är dyra och svåra att underhålla. Pyramid har en enorm bredd i sin standardfunktionalitet. Det mesta vi trodde var "unika behov" fanns faktiskt redan löst i systemet. Att följa deras standardprocesser tvingade oss också att städa upp i våra egna rutiner, vilket var en oväntad bonus.
Resultatet: Vad hände sen?
Att byta affärssystem är ingen promenad i parken. Det krävs utbildning och tålamod. Men nu, några månader in, är skillnaden natt och dag.
Idag kan jag ta fram en rapport på fem minuter som visar exakt hur vi ligger till med lönsamheten i varje projekt. Inga gissningar, inga Excel-ark som kraschar.
Om du, precis som jag gjorde, sitter och svär över att systemen inte pratar med varandra – gör dig själv en tjänst. Titta på en helhetslösning istället för lösa appar. För oss blev Pyramid Business Studio skillnaden mellan att bara förvalta kaos och att faktiskt bygga ett bolag som håller för framtiden.
